RegionDoc - inovação na gestão documental e de workflow

Versão PDF com imagens aqui. O RegionDoc está disponivel desde Março 2013 como open source ( GNU GPL v2) no Sourceforge.  

1          O que é?

Infraestrutura das aplicações desenvolvidas pela Declarativa à medida de duas autoridades autoridades regionais - Expedientíssimo da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional - Norte, e iGesDoc da Comissão de Viticultura da Região dos Vinhos Verdes.

Desenvolvida de raiz ao longo de 3 anos sobre plataformas base Microsoft, e em uso intensivo desde o início de 2008, gere hoje mais de 600.000 documentos e 300.000 processos, acedidos por centenas de utilizadores.

A inovação assenta num grande automatismo na geração de interface, e no maior uso de SQL, que torna mais fácil aplicar processamentos automáticos e integrar com outras fontes de informação.

Pretende-se agora aplicar o RegionDoc ao desenvolvimento muito rápido de gestão documental e workflow integrados, com valor acrescentado de informação.

2          Documentos

Email, papel, faxes, ficheiros arbitrários, recursos externos, ...

2.1           Carregamento de documentos

·          Por upload manual via browser

·          Com menu no desktop Windows

·          Dando conhecimento de email (ou fax) a mailbox de arquivo

·          Aplicação de digitalização, controlando scanners frente e verso com alimentador automático

·          OCR e extracção de texto (incluindo PDF, Word, Excel...) automáticos

2.2           Pré-classificação automática

·          Associação de entidades remetente e destinatárias

·          Detecção de referências legislativas

·          Classificação mais fina dentro de cada processo

2.3           Consulta

·          Pesquisa por campos da ficha documental, ou por conteúdo (full text)

·          Pesquisa por associações (entidades, legislação mencionada, ...)

2.4           Rascunhadores

·          Assistentes que rascunham um documento a partir de um modelo (template Word ou HTML) e de um ecrã na aplicação

·          O documento rascunhado pode incluir dados no ecrã visível ou de qualquer outro ecrã relacionado

3          Entidades externas

·          Organizações e suas unidades

·          Pessoas individuais, colaborações com organizações

·          Moradas e telecontactos (telefone, telemóvel, fax, email) detalhados

·          Funções (papeis) workflow para colaboradores de uma unidade

4          Território

·          Hierarquia territorial: freguesia, concelho, distrito, NUTs

·          Pontos GPS

·          Visualização textual ou GoogleMaps de toda a informação relacionada (documentos, processos, etc.)

5          Processos workflow

·          Tarefas recebem e produzem documentos

·          Tarefas automáticas (geração de emails, Word etc) ou manuais

·          Tarefas manuais são executáveis por funções (papeis) workflow, ou por colaboradores específicos

5.1           Estrutura flexível de workflow

·          Fluxograma pré-definido de tarefas...

·          ...ou "saco de documentos", feito de associações e encaminhamentos

·          Encaminhamento, rejeição, pedido de colaboração, delegação

·          Processos não têm ciclos, para não se perder informação

·          Repetição de uma tarefa origina novo segmento no fluxograma workflow

·          Operação de "undo" (desfazer tarefa), desfaz tarefas subsequentes

5.2           Integração forte SQL

·          Motor workflow integrado com o motor SQL

·          Tarefas têm pré-condição, pós-condição, datas mínimas e máxima, etc., especificáveis em SQL

·          Permite consulta "live" a quaisquer bases de dados

5.3           Especificação de processos

·          Especificação de processos por exemplo, a partir de processo-modelo na base de dados

·          Opcionalmente definem-se tipos de documento, personagens, nomes de etapa

·          Permite iniciar funcionamento institucional com processos ad-hoc, e estruturá-los a posterior

·          Visualizador/editor de processos, integrando documentos e entidades

6          Apoio aos utilizadores: "personal trainer"

·          Estimativa automática de competência

·          Plano de formação personalizado

·          Indicação de colega mais experiente para cada operação da aplicação

·          Registo exaustivo de todas as alterações e consultas

·          Ajuda contextual

·          Interface web: IE, Firefox, Safari

7          Balcão aberto à internet

·          Infraestrutura para acesso de utilizadores externos

·          Modelo de permissões para documentos, tarefas e telecontactos

·          Permissões por entidade, unidade organizacional ou colaborador

8          Como implementar

·          Servidor próprio (Windows XP Pro, Windows Server 2003/2008) ou hospedagem na Declarativa

·          Circuitos standard de recepção e envio de correspondência multi-canal, e arquivo flexível: menos de um mês

·          Melhoria contínua com o sistema em produção

·          Possibilidade de rentabilizar o seu departamento informático com as ferramentas: gerador de interfaces web; editor de workflows; gerador de rascunhadores; scripting SQL Server; etc.

·          Contacte-nos para uma apresentação e prototipagem

O Projecto RegionDoc/Tabularium foi parcialmente suportado pelo projecto QREN número 6786 (Núcleo I&DT)

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